Referat af bestyrelsesmøde d. 11.03.14 hos Bibi
Til stede: Bibi, Bo, Christian, Dennis, John, Sus og Kirsten (referent)
 1 >Godkendelse af referat fra møde d. 03.03.14 v. alle
Godkendt uden bemærkninger.
2 > Økonomi & medlemstal v. Dennis
14 medlemmer mangler fortsat at betale kontingent – Dennis rykker endnu engang.
3 > Nyt om Valbyløbet v. Bo
Planlægningsudvalget har valgt at trække sig pga manglende opbakning.  Kun 17 havde meldt sig, udvalget mente at ha´ brug for omkring 40.
Bestyrelsen har taget beslutningen til efterretning og vurderet at vi ikke kan stable et løb på benene til d. 12. april.
Medlemmerne der havde meldt sig som hjælpere, har fået direkte besked, ligesom alle sponsorere er orienteret. Bo orienterer politiet om at vi alligevel ikke får brug for deres tilladelse i denne omgang.
I det kommende medlemsnyt orienteres alle medlemmer om status på Valbyløbet, ligesom det bliver et emne på næste medlemsmøde.
4 > samarbejdsform i bestyrelsen v. alle
Dennis & Bo orienterede om hvilke emner der sædvanligvis er på som fast punkt og hvor ofte bestyrelsen har rutine for at mødes.
Vi drøftede hvilke emner der naturligt hører til på hvilke møder fordelt hen over året. Bla generalforsamling og forberedelse af denne, trænermøder forud de 2 årlige sæson start, sommer – og julefest.
Så vidt muligt deltager både bestyrelsesmedlemmer & suppleanter på lige fod i bestyrelsen. Vi ønsker at tale os til rette om emnerne og har aftalt at løfte i flok. Aftalte deadline/opgaver fordelt mellem os, skal holdes, og brænder det på, skal vi alle være gode til at melde ind og bede om hjælp hos andre, inden deadline.
5 > Hjemmesiden – hvordan skal den se ud, drøfte profil v. alle  
Bibi præsenterede de forslagsændringer hun har i støbeskeen, herunder design og modernisering af logo.
Bibi har hovedansvaret for hjemmesiden, men ønsker det som et fælles projekt og ikke som et enkeltmandsjob.  Vi aftalte at punktet ”hjemmeside” er fast punkt på de næste møder.
6 > Medlemsmøde + kostforedrag – finde dato og emner v. alle
Vi drøftede hvilke emner vi ønsker at orientere medlemmerne om og hvilke vi godt kan tænke os input til.
Mødet blev planlagt til d. 07.05.14 i Prøvehallens Multisal – Sus bookede lokale og vi aftalte øl/vand som forplejning.
Emner vi ønsker at drøfte er, Valbyløbet 2015, Vision – hvad vil du som medlem med din løbeklub. Hvad ønsker medlemmerne vi som bestyrelse arbejder med i 2014 + 2015.. Præsentation af ny hjemmeside + logo.
7 > KMD Ironmann d. 24. august v. Kirsten 
Lene Daubjerg har tilbudt at være tovholder og koordinator på holdplan for hjælpere i depotet på dagen.
Vi aftalte at John har kontakten med Lene og løbende sikre at projektet kører som det skal og at der er de hjælpere Lene D & Co har brug for. Vi har brug for status jævnligt/til bestyrelsesmøderne, så vi ikke står i en situation som med Valbyløbet. Opfordring til at hjælpe og emnet nævnes i de fremtidige medlemsinformationer der sendes ud.
8 > samarbejdspartnere – hvem har vi?  v. Bo
Intersport, giver alle medlemmer 20% på ikke i forvejen nedsatte varer.
Sportsmaster, er interesseret i forsat samarbejde. Bo holder møde med dem i uge 12 og drøfter vilkår.
Klinik, har hidtil givet 15% på alle behandlinger. Kirsten følger op på aftalen ved næste private besøg på klinikken.
Vi drøftede hvordan vi smart får legitimeret os, drøftede medlemsliste løsning og medlemskort.
Emnet diskuteres på igen næste møde, når Bo er klogere på hvad Sportsmaster ønsker.
9 > Medlemsinfo, drøfte emnerne v. alle   
Vi ønsker at udsende medlemsinformation i uge 11. Kirsten laver udkast – emnerne skal være
Hvem er vi. Valbyløbet og aflysning af dette. Samarbejdspartnere (rabat). Medlemsmøde. Ironmann. Hjemmesiden. Efterårets træning. Fødselsdage. VM arktiviterne før og efter. Sommerfest.
10> eventuelt v. alle
Vi Har fået henvendelse fra Hanssted Skole om deltagelse på foreningsdag i maj. Unge under 15 år er ikke i vores målgruppe for medlemmer, da det vil kræve alle trænere/bestyrelse har børneattest. Løber unge under 15 år med, skal de være i følgeskab med en forældre på hele løbeturen og ikke kun til/fra klubben. Bibi taler med et enkelt medlem der har haft sin datter med. Vi aftalte at få aldersgrænsen ind i vedtægterne ved først givne lejlighed.
Kirsten har takket ja til DGI konsulent assistance, men taget time-out pt.
Godkendelse af GF referatet er udestående – afventer hvad banken ønsker af underskifter, før vi endeligt godkender. Alle kan dog godkende hvad Liz der var referent har skrevet.
Vi opsamler fødselsdage + år fra alle medlemmer, så klubben i fremtiden kan markere alle runde dage med et gavekort til Intersport + en fødselsdagssang. På første møde i nyt år, gennemgår vi hvem vi kan forvente at fejre i det kommende år.
Medlemsliste &foreninglet. Vi tilpasser hvem der har afgang til databasen. Dennis kontakter Lene D for det praktiske omkring overlevering, så hun ikke længere belastes af den opgave.
Efterårets træning skal planlægges – John er tovholder. Der holdes trænermøde for nye, eksisterende og interesserede trænere d. 21/5.
Facebook – Sus tilpasser administratorerne, så ikke-medlemmer slettes. Formålet tilpasses ved samme lejlighed.
VM – vi skal ha´ markedsført aktiviteterne, både middagen efter og Henrik Lam´s tilbud om mødested før løbet.
DGI holder generalforsamling. Kirsten orienterede om den invitation vi har modtaget.
Næste møde d. 15.04.14 kl. 19.30 hos Bibi